Alle gehen rein, nichts kommt raus? Schluss damit!

Teamsitzungen führen oft genug zum Frust aller Beteiligten, da der Praxisleiter die Veranstaltung zum Beispiel nur nutzt, um seine Anordnungen zu verkünden. Manchmal lässt auch eine fehlende Struktur und Moderation das Ganze regelmäßig im Chaos enden.

Die Mitarbeiterversammlung ist für alle eine Fundgrube von guten Ideen, für das Abstellen von Missständen und die Verbesserung des Betriebsablaufs. Damit sie genutzt werden kann, hat sich in der Praxis das im Folgenden beschriebene Vorgehen bewährt:

Die Leitung der Teamsitzung ist nicht unbedingt alleinige Aufgabe des Chefs, sondern wird abwechselnd von allen Mitgliedern übernommen. Neue Mitarbeiterinnen werden nach der Probezeit eingebunden – so bekommen sie ausreichend Zeit, sich auf die Gegebenheiten einzustellen.

Alle müssen die Beschlüsse akzeptieren

Es muss auch nicht jeder Arzt immer an dem Meeting teilnehmen – abhängig davon, welche Punkte geklärt werden sollen und ob er oder sie dem Team vertraut. Aber auch Abwesende müssen natürlich die gefundenen Beschlüsse akzeptieren, ansonsten war die ganze Arbeit umsonst, die Motivation sinkt rapide und der innere Widerstand steigt.

Die Begrüßung der Teilnehmer und Teilnehmerinnen darf gerne den Dank für die Mehrarbeit beinhalten; dass diese auf die Arbeitszeit angerechnet wird, ist selbstverständlich. Beides stärkt die Motivation, sich vor oder nach dem normalen Tagesgeschäft noch einmal zu Extraarbeit zusammenzusetzen. Außerdem benennt die Leitung den Zeitpunkt für das Ende dieser Sitzung, Besonderheiten und die Protokollführerin. Diese ist übrigens die Moderatorin für das nächste Mal. Falls die aktuelle Protokollantin an diesem Termin aus wichtigem Grund nicht anwesend sein kann, kümmert sie sich rechtzeitig vorher um den Tausch des Postens mit einer Kollegin, deren Protokollamt sie zum entsprechenden Zeitpunkt übernimmt. Das Gleiche gilt für die Moderation. "Drückeberger" haben keine Chance; sie können allenfalls den Zeitpunkt ihrer Arbeit verschieben, aber nicht die Menge.

Die Tagesordnung wird verlesen und Verständnisschwierigkeiten werden geklärt. Normalerweise sollten diese allerdings bereits dann von den Teilnehmern in spe angesprochen werden, wenn die geplante Themensammlung ausgehängt wird.

Mit Pause frisch und schneller

Der Zeitplan beinhaltet auch die Pausen. Auch wenn unser übliches Heldentum, das "Durchhalten", lockt: Naturgemäß sinkt die Fähigkeit zur Konzentration nach einer halben bis dreiviertel Stunde stark ab. Selbst 10 Minuten Unterbrechung sorgen für effektiveres Arbeiten nach diesem kurzen Abschalten. Letztlich sind wir mit Pause schneller als ohne, da wir mit frischen Kräften zügiger zu besseren Ergebnissen finden.

Die Besprechung des letzten Protokolls bzw. der Umsetzung der Beschlüsse bedeutet eine Würdigung der geleisteten Arbeit und eine Wiederaufnahme von Themen, die in der Zwischenzeit nicht erledigt wurden. Hier erfolgen Ursachenforschung und ein erneuter Anlauf, eventuell auch personelle Verstärkung. Um es deutlich zu sagen: Eine Würdigung ist ein Lob! Dieses formulieren Sie bitte deutlich! Leider passiert das in unseren Praxen wie in allen Betrieben viel zu selten; dabei ist ein Lob das Mittel für das Schöpfen neuer Kraft und Motivation.

Auftretende Spannungen bei einzelnen Punkten zeugen zuallererst von Engagiertheit und der Überzeugung, dass Probleme lösbar sind. Die Sitzungsleitung lässt alle Teilnehmer zu Wort kommen und erlaubt weder Unterbrechungen noch unsachliche Äußerungen. Als Moderatorin vermittelt sie, weist auf gemeinsame Ziele der unterschiedlichen Fraktionen hin und leitet zur Abstimmung über das künftige Vorgehen über. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin stellt eine Ressource für den Gesamtprozess dar und wird als solche respektiert.

Moderation bedeutet inhaltliche Enthaltung

Als Moderator fördern Sie die Beteiligung aller Anwesenden. Manche von uns sind "zum Reden geboren", andere sind eher schüchtern und wirken unbeteiligt oder uninteressiert. Aber auch sie haben durchaus gute Ideen und werden daher direkt angesprochen.

Moderation bedeutet immer inhaltliche Enthaltung. Die Sitzungsleitung arbeitet während des Meetings nur auf der übergeordneten, der Meta-Ebene. Sie gibt zu den Inhalten weder Kommentare noch Ideen oder andere persönliche Äußerungen ab. Die ausschließliche Konzentration auf das Leiten ist erforderlich, weil dabei sowohl die Tagesordnungspunkte als auch die Zeit und das Einhalten der sachlichen Ebene bei den Äußerungen der Mitarbeiter beobachtet werden müssen. Bei Wortmeldungen, die vom aktuellen Thema abschweifen, greift die Leitung genauso ein wie beim Vernachlässigen anderer Sitzungsregeln. Die Aufgaben des Moderators sind so vielgestaltig, dass sie die ganze Aufmerksamkeit erfordern; niemand kann hier gleichzeitig auf zwei Ebenen präsent sein (Inhaltliches entwickeln und führen).

Längere Beiträge bzw. die Ergebnisse daraus fasst der oder die Leitende zusammen. Auf diese Weise werden die Tagesordnungspunkte (=TOPs) zum Abschluss gebracht und verdeutlicht, was wie umgesetzt werden soll.

Die Themensammlung

Die Tagesordnungspunkte werden zwei Wochen vor dem Sitzungsdatum per Aushang gesammelt. Hier kann jeder eintragen, was alle angeht und was sich nicht mit zwei oder drei Kollegen alleine lösen lässt.

Danach wird die Rangfolge bestimmt: Zuoberst stehen alte Themen aus der vorhergehenden Sitzung, die aus Zeitmangel nicht geklärt werden konnten. Schwierige Punkte wandern nicht erneut und endlos durch jede Sitzung, sondern werden entweder in "handliche" Teilstücke zerlegt oder nach dreimaligem Anlauf ausdrücklich "storniert". Das bedeutet, dass jedes Teammitglied auf seine Weise damit umgehen muss und sie "auf die lange Bank geschoben werden", bis das Problem so untragbar wird, dass die Lösungsbereitschaft wächst. Ein externer Konfliktmoderator kann helfen – oder die Praxisleitung entscheidet direktiv, aber trotzdem geschickt, was passieren soll.

Eine Woche vor dem Treffen darf jedes Teammitglied drei Striche hinter die drei ihm am wichtigsten erscheinenden Punkte setzen. Die einzelnen TOPs bekommen durch die Gesamtmenge ihrer Striche eine automatische Reihenfolge für die Mitarbeiterversammlung. Die alten Themen sind ausgenommen von der Auswahl und bleiben auf jeden Fall am Anfang stehen.

Rahmenbedingungen bestmöglich gestalten

Die Einladung der Teilnehmer erfolgt eine Woche vorher, der Termin stand bereits zu Ende des vorigen Meetings fest. Einladen bedeutet auch Klärung folgender Fragen: Wer kommt und wer ist verhindert? Die nicht teilnehmenden Mitglieder geben eine Vollmacht an einen Kollegen oder eine Kollegin ihres Vertrauens. Ein Imbiss stärkt Körper und Geist. Spezielle Vorbereitungen wie Zubehör und Informationen, die für die TOPs gebraucht werden, Raumplanung etc. werden getroffen.

Die Rahmenbedingungen werden bestmöglich gestaltet. Ein ausreichend gelüfteter und beheizter Raum mit angenehmer Atmosphäre, die zum Ideenreichtum anregt, ist gefragt. Frische Blumen, schöne Bilder an den Wänden statt zwanzig Jahre alter Schautafeln und vergilbter Kalender, ein erfrischender Duft, vielleicht Musik zu Beginn. Hier kann die wechselnde Moderatorin ihre Kreativität einsetzen, die im Alltag oft zu kurz kommt.

Die Aufstellung der Spielregeln ist nur für das erste Meeting gefragt. Sind die Sitzungsnormen einmal gefunden und beschlossen, erfolgt ein Aushang, auf den jederzeit Bezug genommen werden kann – z. B. so wie im Kasten links auf dieser Seite.

Die Häufigkeit der Sitzungen richtet sich z.B. nach der Praxisgröße, den in der Vergangenheit aufgelaufenen Themen und den Punkten, die sofortiger Klärung bedürfen. Wenn noch nie eine Sitzung einberufen wurde, startet man mit einer höheren Frequenz im ersten Jahr. Später finden die Treffen z.B. einmal monatlich statt.

Fehlende Teammitglieder

Eine grundsätzliche Regelung ist hier zu treffen. Natürlich beteiligen diese Kollegen und Kolleginnen sich ebenfalls an neu entstehenden Aufgaben zur Verbesserung des Betriebsablaufs. Abwesende lesen sich am nächsten Arbeitstag das Protokoll durch und tragen sich nachträglich für noch zu Erledigendes ein. Das können Aufgaben sein, für die sich niemand anderes fand oder die so umfangreich sind, dass eine Kollegin, die diese bereits übernommen hat, sie alleine nicht bewältigen kann. Danach noch offen gebliebene Arbeiten ohne Abnehmer werden beim nächsten Mal wieder verhandelt, falls sich nicht zwischendurch jemand erbarmt hat. Eine andere Möglichkeit: Abwesenden wird während der Sitzung von den Teilnehmern eine Aufgabe zugeteilt. Hier kann jedes Team ausprobieren, welche Variante am meisten zur Teilnahme motiviert.

Und wozu ist das alles gut?

• Teamsitzungen öffnen das Potenzial von Kreativität und Motivation. Denn unsere Fähigkeiten sind größer, wenn wir in einer Gruppe Ideen sammeln, da wir uns gegenseitig ergänzen und befruchten. Es ergeben sich mehr Assoziationen.
• Teamsitzungen steigern die Freude an der Zusammenarbeit.
• Sie verstärken das Vertrauen untereinander, da sich alle besser kennenlernen und die Teilzeitkräfte besser einbezogen werden.
• Sie vergrößern die Chance, dass Beschlüsse umgesetzt werden, da sie gemeinsam erarbeitet wurden.
• Teamsitzungen entlasten die Praxisleitung. Voraussetzung: Vertrauen in die Fähigkeiten des eigenen Teams.

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Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2016; 38 (19) Seite 88-93