Ärzte und ihre Mitarbeiter erleben immer wieder, wie zäh, ineffektiv und ergebnislos Besprechungen verlaufen können. Beschwerden werden vorgetragen, aber das Team schweigt, es werden keine verbindlichen Entscheidungen getroffen, und am Ende bleibt offen, wie die besprochenen Inhalte umgesetzt werden sollen. Mit einigen einfachen Regeln können Sie dafür sorgen, dass Teambesprechungen als sinnvolle Zeitinvestition empfunden werden.
„Regelmäßige sowie aus aktuellen Anlässen stattfindende Teammeetings sichern die Information und Einbeziehung der Mitarbeiter“, heißt es im Qualitätsmanagement-System der Kassenärztlichen Bundesvereinigung. Themen sollen gesammelt werden, ein Protokoll muss erstellt werden – ein wertvoller Gedankenaustausch und effektiv sollen sie sein, die Praxismeetings.
Tipp 1: Regelmäßigkeit führt zum Erfolg
Die Praxis zeigt, dass Meetings bald wieder einschlafen, wenn sie nicht zu einer regelmäßigen Institution werden. Deshalb sollten sie auch dann stattfinden, wenn Sie als Führungskraft meinen, derzeit nichts mitteilen zu müssen, und die Besprechung für überflüssig halten.
Möglicherweise gibt es seitens Ihrer Mitarbeiter Wichtiges zu besprechen. Etablieren Sie Ihr Teammeeting als unaufgeregtes Arbeitstreffen. Von anderen Gesprächsformen unterscheidet es sich durch die Art der Gesprächsorganisation, die nachfolgend erläutert wird. Manche der nachfolgenden Tipps mögen selbstverständlich erscheinen – in der Hektik des Alltags sind es aber häufig gerade diese Kleinigkeiten, die untergehen, die aber letztlich zu einem guten Meeting dazugehören.
Je gründlicher die Vorbereitung, desto kürzer und erfolgreicher wird die Besprechung sein. Beginnen Sie die Vorbereitung damit, Tagesordnungspunkte (TOP) zu sammeln und zusammenzustellen. Legen Sie Zeiten für Beginn und Ende des Meetings fest, pflegen Sie eine Kultur der Pünktlichkeit. Legen Sie einen Protokollführer fest – die Teamleitung führt nicht gleichzeitig das Protokoll. Damit das Meeting in angenehmer Atmosphäre verlaufen kann, sollten Sie die Sitzordnung so wählen, dass die Teamleitung zu allen Teilnehmern Blickkontakt aufnehmen kann. Ein gut gelüfteter Raum mit ausreichend Getränken erleichtert das Denken gerade in der Mittagszeit. Falls nötig werden Flipchart und Filzstifte bereitgelegt. Während des Meetings besteht die Hauptaufgabe der Teamleitung darin, durch das Programm zu führen. Der Vorsitz kann auch an ein fähiges Teammitglied abgegeben werden, ein rotierender Vorsitz hat sich jedoch nicht bewährt. Halten Sie sich während des Meetings streng an die Tagesordnung. In der Phase der Einführung stellen Sie die Weichen für das Besprechungsklima. Eine freundliche und verbindliche Begrüßung schafft auch eine angenehme Startatmosphäre. Während der Arbeitsphasen konzentrieren Sie sich darauf, das Meeting in Richtung Ziel zu steuern. Greifen Sie ein, wenn die Diskussion in eine Sackgasse oder auf Abwege gerät, wenn Emotionen die Arbeit am Sachthema behindern, wenn ein Beitrag zu lang oder unverständlich ist. Unterbrechen Sie für eine kurze Kaffeepause, wenn die Diskussion zu emotional wird. Als Teamleitung fassen Sie zusammen, werfen gezielt Fragen auf und schaffen Verbindungen. Ermutigen Sie auch die stillen Teammitglieder, ihre Meinungen und Ideen beizusteuern. Stellen Sie sicher, dass sich jeder beteiligt, wenn nötig auch mit namentlicher Ansprache. Bedanken Sie sich für gute Beiträge. Schüchterne Teilnehmer sollten Sie ermutigen, geschwätzige bremsen.
Tipp 2: Verlassen Sie das „Tal des Jammerns“
Wenn Sie nun den Ablauf Ihrer Teammeetings kritisch unter die Lupe nehmen, stellen Sie möglicherweise fest, dass Sie über eine ausführliche Problemanalyse nicht hinauskommen und für die Erarbeitung von Lösungsvorschlägen oft die Zeit fehlt, geschweige denn für die Bewertung von Vorschlägen. Ein häufiges Problem ist demnach das Verharren in der Problemanalyse. Leiten Sie deshalb in die Phase der Informations- und Lösungssuche über, sobald Sie den Eindruck haben, das Problem sei hinreichend klar formuliert.
In meinen Seminaren berichten mir Teilnehmer vom Ablauf ihrer Teamsitzungen. Neben dem häufig genannten „Verharren in der Problemanalyse“ wird auch wiederholt beschrieben, dass von einem bestimmten Teammitglied bei jedem Meeting eine regelrechte „Negativliste“ verlesen wird. Diese Inhalte wiederholen sich, und jeder weiß, wenn Frau XY aufsteht, kommt die „Predigt“. Würden Sie da noch zuhören? Zwei oder drei fokussierte Probleme können jetzt die Aufmerksamkeit bündeln – nehmen Sie sich die dringlichsten Punkte vor und suchen Sie nach Lösungsmöglichkeiten.
Tipp 3: Raum für Anerkennung und Lob
Berücksichtigen Sie, Positivem Raum zu geben. Überraschen Sie also Ihre Mitarbeiter mit Anerkennung und Lob für das, was gut läuft. Jedes Meeting will nachbereitet werden. Das erstellte Protokoll wird zeitnah an alle Teammitglieder (auch an die beim Meeting nicht anwesenden) verteilt. Die vereinbarten Ziele und die zugeteilten Aufgaben werden im Rahmen der Qualitätssicherung überprüft und kommen auf die Tagesordnung des nächsten Meetings.
Effektive Teammeetings könnten, sofern Sie es möchten, mit diesem kleinen Impulsleitfaden in Ihren Praxisalltag Einzug halten. Schaffen Sie Klarheit, dann haben Sie schon viel für ein harmonisches Miteinander getan.
Wie organisieren Kollegen ihre Teamsitzungen?
Je seltener, desto länger
So unterschiedlich wie die Praxen von Hausärzten stellt sich auch deren Umgang mit dem Thema „Teamsitzung“ dar: Manche Praxisteams sitzen alle drei Wochen zusammen, andere nur alle zwei Monate. Wieder andere treffen sich nur nach Bedarf. Mit den Ergebnissen der Meetings herrscht allgemein Zufriedenheit.
In einer kleinen Umfrage wollte die Redaktion wissen, wie Hausärzte es mit der Kommunikation im Team halten – genauer gesagt mit den mehr oder weniger regelmäßigen Meetings, bei denen Fragen geklärt, Probleme diskutiert und Neuerungen vorgestellt werden.
Einigkeit besteht unter den acht befragten Praxisinhabern, dass in gewissen Abständen das ganze Team zu einer Besprechung zusammenkommen sollte. Die Häufigkeit dieser Versammlungen liegt zwischen „alle drei Wochen“ und „alle zwei Monate“, wobei ein monatlicher Turnus im Durchschnitt liegt und weitere Treffen nach Bedarf angesetzt werden. Der Freitag oder die Mittagszeit nach dem Ende einer Vormittagssprechstunde werden dafür gerne genutzt. Bei der Dauer gibt es gewaltige Unterschiede: Manche Teams sind schon nach 20 bis 30 Minuten fertig, andere setzen den ganzen Vormittag an, wieder andere eine oder mehrere Stunden. Ein Zusammenhang mit der Häufigkeit der Treffen ist aber erkennbar: Je seltener man sich zusammensetzt, desto mehr Zeit nimmt man sich dann auch. In der Regel gibt es eine Tagesordnung, die unter Vorsitz des Praxisinhabers abgearbeitet wird; manchmal übernimmt auch eine Auszubildende zu Übungszwecken diese Aufgabe. Die Themen gibt meist der Arzt vor, Fragen und Anregungen der Mitarbeiterinnen fließen aber stets ein. Von den Mitarbeiterinnen werden darüber hinaus während der Sitzung oft weitere Themen zur Sprache gebracht.
Meist oder immer schaffen es die Teams, ihre geplante Tagesordnung auch abzuarbeiten. Damit das klappt, kann die Zahl der Tagesordnungspunkte auf zwei oder drei begrenzt werden. Andere „bleiben so lange dabei, bis wir alles besprochen haben.“ Für umfangreichere Themen werden Sondermeetings vereinbart. Ein Protokoll schreiben alle Befragten, und mit der Umsetzung der Beschlüsse sind die Hausärzte in der Regel auch zufrieden. „Das wird jeweils bei der nächsten Besprechung anhand des Protokolls überprüft, bisher klappt es“, sagt einer der Mediziner. „Wir bemühen uns um eine effektive Umsetzung, sonst hat die Besprechung ja gar keinen Sinn“, bringt es ein anderer auf den Punkt.▪
Werner Enzmann
Meine Meinung
In der Kürze liegt die Würze
Für Teamsitzungen haben wir grundsätzlich den Montag vorgesehen – nach der Vormittagssprechstunde. An diesem Vormittag sind bis auf eine Ausnahme alle Mitarbeiterinnen anwesend. Diese Sitzungen finden nicht regelmäßig statt, sondern nach Bedarf, wann immer sich aktuelle Themen ergeben, die mit dem gesamten Team zu besprechen sind. Spätestens am Donnerstag zuvor wird der Termin angesetzt. Damit können die Termine kurz vor Mittag soweit möglich freigehalten werden, um ein zügiges Ende der Vormittagssprechstunde und einen nicht allzu verzögerten Beginn der Sitzung zu ermöglichen. Bei diesen Treffen sollen aktuelle, überschaubare Angelegenheiten besprochen werden: beispielsweise aktuelle Änderungen der Gebührenordnung, neue Impfempfehlungen, Änderungen bei der Terminplanung, Erfahrungen mit dem neu eingeführten Recall-System. Eine Dauer von 30 bis 45 Minuten soll nicht überschritten werden. Unbedingt ist ein kurz gefasstes Protokoll zu führen, das von allen unterschrieben wird, auch von denen, die bei der Besprechung abwesend waren. So ist gewährleistet, dass die Ergebnisse der Besprechung von allen zur Kenntnis genommen und den Teilnehmern noch mal ins Gedächtnis eingeprägt werden. Selbstverständlich können neben den vorgesehenen Themen noch weitere aktuelle Fragen und Anliegen vorgebracht werden. Der Sitzungsleiter muss allerdings dafür sorgen, dass der Zeitrahmen eingehalten wird. Im Bedarfsfall wird kurzfristig eine weitere Besprechung einberufen. Für kompliziertere, absehbar mehr Zeit erfordernde Inhalte (neuer EBM) wird ein eigener Termin vereinbart, gegebenenfalls in der Form eines Arbeitsessens. In jedem Falle wird während der Besprechung der Anrufbeantworter aktiviert, der für dringende Angelegenheiten auf das Praxishandy verweist. Das sollte dann aber auch eingeschaltet bei einem der Besprechungsteilnehmer liegen.
Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2013; (9) Seite 34-38