Mögliche Tücken einer Kontovollmacht

Als Praxiseigentümer hat man die Möglichkeit, einem vertrauten Praxismitarbeiter eine Vollmacht über das Geschäftskonto der Praxis zu erteilen. Dies kann aus Gründen der Entlastung von Finanzangelegenheiten gewünscht sein, es ist jedoch insbesondere eine wichtige Vorsorgemaßnahme, um die Praxisliquidität z. B. im Falle eines Unfalls oder einer schweren Erkrankung sicherzustellen. Was es hierbei zu beachten gibt, um keine bösen Überraschungen zu erleben, zeigt dieser Beitrag unseres Finanzexperten.

Der Zeitpunkt war eigentlich längst überfällig: Nach nun fast achtjähriger Praxiszugehörigkeit sollte die erfahrenste der Praxismitarbeiterinnen von Dr. Dieter M., einem niedergelassenen Allgemeinarzt aus Niedersachsen, eine eingeschränkte Vollmacht über das Geschäftskonto bei seiner langjährigen Hausbank erhalten. M. wollte sich damit selbst von dem, wie er es nennt, "zeitlich aufwendigen Finanzkram" weitgehend entlasten. Dazu zählt das Bezahlen kleinerer Rechnungen ebenso wie die damit verbundene Disposition der täglichen Liquidität seiner Praxis. Die dazu erforderliche Bevollmächtigung erscheint nun aber keineswegs so unproblematisch, wie M. ursprünglich dachte. Als er sich nämlich das von seiner Bank zur Verfügung gestellte Vollmachtformular genauer ansieht, hat er plötzlich eine ganze Reihe von Fragen.

Grundsätzlich gilt natürlich, dass vor allem Vertrauen zu der – wie im hier beschriebenen Fall – langjährigen und bewährten Mitarbeiterin unabdingbar ist, um eine Bankvollmacht zu erteilen. Das grundlegende Vertrauen ersetzt aber natürlich nicht die sorgfältige Durchsicht eines solch wichtigen Formulars. Dabei kann leicht übersehen werden, dass die jeweiligen Bedingungen einer derartigen Vollmacht vor allem durch Gesetzesänderungen oder durch Präzisierungen der Rechtsprechung regelmäßig anzupassen sind und vom Arzt als Vollmachtgeber ebenso regelmäßig überprüft werden sollten. Eine solche Überprüfung hat übrigens nichts mit mangelndem Vertrauen in die bevollmächtigten Personen zu tun. Es geht vielmehr um einen klar definierten rechtlichen und praxisorientierten Rahmen der jeweiligen Vollmacht. Je nach den betrieblichen Erfordernissen ist es eine Überlegung wert, die Details einer Kontovollmacht nicht nur auf dem Vollmachtformular, sondern auch in der jeweiligen Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin aufzuführen. Der Praxisinhaber sollte übrigens nicht davon ausgehen, dass die Inhalte der Kontovollmachten bei jedem Bankinstitut, zu dem eine Geschäftsverbindung besteht, absolut identisch sind. Üblich sind je nach Kreditinstitut unterschiedliche Vollmachtformulare, so dass eine sorgfältige Prüfung jeder einzelnen Vollmacht grundsätzlich erforderlich ist.

Dauer der Vollmacht

Einer der wesentlichen Punkte ist dabei der Zeitraum der Gültigkeit der Vollmacht: Je nach Kreditinstitut behält der Bevollmächtigte – das ist häufig nicht bekannt – den Zugriff auf die Geschäftskonten auch über das Ableben des Kontoinhabers hinaus. Es kann natürlich durchaus sinnvoll sein, dass Ärzte, denen diese Vollmachtbedingung bekannt ist und die sie entsprechend bewusst einsetzen, so die Zahlungsfähigkeit der Praxis erhalten. Allerdings sollten bei einer solchen Regelung auch mögliche Auswirkungen auf ggf. bereits bestehende erbrechtliche Verfügungen eines Testaments oder eines Erbvertrages berücksichtigt werden. Banken lassen entsprechende Kontoverfügungen von Bevollmächtigten nämlich meist so lange zu, bis die Erben einen entsprechenden Widerruf der jeweiligen Vollmacht vornehmen. Erfahrungsgemäß kann ein solcher, von den Erben gemeinsam getragener Widerruf aber einige Zeit in Anspruch nehmen. In der Zwischenzeit können Kontoverfügungen vom Bevollmächtigten getroffen werden. Zur Vermeidung eventueller Missverständnisse kann jedoch mit Zustimmung der jeweiligen Bank festgelegt werden, dass Kontovollmachten ausschließlich zu Lebzeiten des Arztes gültig sein sollen.

Umfang festlegen

Ebenfalls überprüft werden sollte der konkrete Umfang einer Vollmacht: Je nach Formular sind Verfügungen aus einem Kontoguthaben heraus ebenso möglich wie aus einer bestehenden Kreditlinie. Selbst wenn die bisherige betriebliche Regelung Guthabenverfügungen vorsieht, ist aus Gründen der Rechtssicherheit ein Blick in das Vollmachtformular ratsam. Falls danach nämlich auch Abhebungen über das Guthaben hinaus möglich sind, sollte in Verbindung mit dem Kreditinstitut klar definiert werden, ob und in welchem finanziellen Rahmen Kontoverfügungen durch Bevollmächtigte erfolgen dürfen. Auch hier sollte geprüft werden, ob dieser Punkt auch in der Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin verbindlich festgehalten wird. Je nach Kreditinstitut sind darüber hinaus Vereinbarungen möglich, die Guthaben- oder Kreditverfügungen für jede Kontoabhebung auf einen bestimmten Maximalbetrag beschränken. Auch kann festgelegt werden, ob die Abhebungen von einem Kontobevollmächtigten allein oder von mehreren Kontobevollmächtigten gemeinsam durchgeführt werden können. Wichtig ist, dass es im Ergebnis keinerlei Zweifel über die konkreten Abhebungsberechtigungen geben darf. Unterschiedliche Auffassungen darüber gehen sonst erfahrungsgemäß zu Lasten des Arztes und Vollmachtgebers.

Weitere Bevollmächtigung

Ein ebenso wichtiger Punkt, den der Arzt kennen sollte: Der Bevollmächtigte ist je nach Bankinstitut berechtigt, weitere Untervollmachten selbstständig, also ohne Mitwirkung des Vollmachtgebers, zu erteilen. Da eine solche Möglichkeit im Praxisbetrieb eher unwahrscheinlich ist, könnte es ratsam sein, über ein Streichen dieser Berechtigung im Vollmachtformular nachzudenken.

Im Ergebnis können die Formulierungen in den jeweiligen Vollmachtformularen also durchaus zu Missverständnissen führen, so dass ein sorgfältiger Umgang mit jeder einzelnen Vereinbarung erforderlich ist. Ärzten, denen die rechtliche Bedeutung der einen oder anderen Formulierung nicht eindeutig genug erscheint, können natürlich auch einen Anwalt um Klärung bitten.

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Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2017; 39 (7) Seite 66-67