Grundsätzlich gilt für Arztpraxen, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen und nicht bilanzieren, keine Verpflichtung, eine elektronische Kasse einzurichten. Es besteht vielmehr die Möglichkeit, eine offene Barkasse zu führen. Aber auch hier ist aus rechtlicher Sicht einiges zu beachten.

Bei bargeldintensiven Arztpraxen sollte aus Risikogründen als Nachweis ein Kassenbuch geführt werden. Wird freiwillig eine Kasse geführt, sind die Vorschriften für eine offene Ladenkasse einzuhalten.

In der Praxis heißt das: Wenn Bareinnahmen bestehen (z. B. IGeL oder Zuzahlungen von Patienten) und kein elektronisches Kassensystem existiert, muss an jedem Tag, an dem es Geldbewegungen gibt, abends ein Kassensturz vorgenommen und ermittelt werden, wie viel Geld in der Kasse ist. Dies ist zu dokumentieren, d. h., es muss ein Zählprotokoll und einen Kassenbericht geben. Anhand dessen kann dann ermittelt werden, wie hoch die Einnahmen am Tag waren. Mustervordrucke kann der Steuerberater bereitstellen, es gibt sie aber auch im Internet zum Download oder zu kaufen.

Viele Arztpraxen nutzen aber mittlerweile eine elektronische Aufzeichnung, entweder durch eine separate elektronische Kasse (auch PC-Kasse) oder durch Software, die in die Praxissoftware integriert ist. Wichtig: Eine Kasse gilt schon dann als elektronisch, wenn über das Handy oder Tablet eine Schublade angesteuert wird.

Was steckt dahinter? Seit rund zwei Jahren haben sich nun die Voraussetzungen für diese elektronischen Kassensysteme verschärft. Damit hat der Gesetzgeber darauf reagiert, dass wirtschaftsübergreifend viel Bargeld am Staat vorbeigeschleust wurde. Gleichzeitig hat er jedoch einen erheblichen administrativen Kollateralschaden bei den Branchen heraufbeschworen, die nicht prädestiniert für die Schwarzgeldwirtschaft sind – wie z. B. Mediziner. Dermatologische Arztpraxen sollten daher unbedingt prüfen, ob die neuen Vorgaben in ihrem System erfüllt werden. Denn seit Oktober 2020 muss jedes elektronische oder computergestützte Kassensystem eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) besitzen, wie man sie heute unten auf jedem Supermarktbeleg findet.

Führen Ärzte ein solches elektronisches Kassensystem, muss dies zudem der Finanzverwaltung gemeldet werden! Dabei kommt zunehmend vor, dass die Finanzverwaltung das Fehlen dieser Voraussetzungen nutzt, im Rahmen einer Betriebsprüfung Einnahmen hinzuzuschätzen. Seit einigen Jahren gibt es zudem eine sogenannte Kassennachschau, bei der Finanzbeamte unangekündigt erscheinen und die Kasse und die Dokumentation überprüfen dürfen. Man muss allerdings festhalten, dass diese Nachschauen nicht die Spielwiese der Finanzverwaltung für Prüfungen bei Ärzten sind, sondern sie vor allem bei bargeldintensiven Betrieben wie Kiosken, kleinen Lebensmittelläden, Imbissbuden etc. vorgenommen werden. Sollte in Praxen eine offene Ladenkasse existieren, ist empfehlenswert, für alle Bareinnahmen eine Rechnung oder eine durchnummerierte Quittung zu erstellen. Die Pflicht zum Führen von Zählprotokollen bzw. Kassenberichten sollte keinesfalls auf die leichte Schulter genommen werden. Sofern es eine elektronische Kasse gibt, muss neben den genannten Voraussetzungen die Vorschrift zur Belegabgabe dadurch eingehalten werden, dass jedem Patienten eine Quittung über die Barzahlung ausgehändigt wird. Falls nicht ohnehin Rechnungen erstellt werden.

Hinweis: Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft Ästhetik und Dermatologie (AADI) können kostenfrei Kontakt zum Autor aufnehmen.


Literatur
1. AADI 44. Kompetenzseminar, Mai 2022


Autor:

© privat
Dr. Mathias Mühlen

Steuerberater
u. a. Betreuung von Ärzten und ärztlichen Vereinigungen
www.muehlen.de

Erschienen in: DERMAforum, 2022; 26 (12) Seite 9