Bei Beträgen bis 150 Euro muss es keine Rechnung sein – das Finanzamt erkennt auch Quittungen an. Bei deren Ausstellung darf man aber keine Fehler machen, sonst kann das Finanzamt den Vorsteueranspruch streichen und Aussteller als Steuerschuldner in Regress nehmen – sogar wenn diese, wie etwa Ärzte, eigentlich gar nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Bei kleinen Summen zeigt sich der Fiskus normalerweise großzügig: Für Zahlungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro brutto gelten vereinfachte Rechnungsanforderungen. Hier werden Quittungen als sogenannte Kleinbetragsrechnungen anerkannt, wenn sie vier zentrale Merkmale erfüllen: Der Name und die Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen sowie der Bruttopreis und der anzuwendende Steuersatz müssen ausgewiesen werden. Damit sind auf Quittungen deutlich weniger Angaben notwendig als auf Rechnungen. Nichtsdestotrotz erfordert das Ausstellen von Quittungen höchste Sorgfalt und sollte keinesfalls leichtfertig erfolgen.

Tipp des BVBC
Man sollte grundsätzlich auf handschriftliche Belege verzichten und nur aktuell gültige Quittungsformulare verwenden. Überalterte Vordrucke sind sicherheitshalber zu entsorgen. Unternehmer und Praxischefs sollten alle Mitarbeiter, die Quittungen ausstellen, nochmal für die genaue Einhaltung der Formvorschriften sensibilisieren. Idealerweise werden Quittungen intern stichprobenartig kontrolliert, um Folgefehler zu vermeiden.

Falsch ausgestellte Quittungen können zu einer tückischen Steuerfalle werden, warnt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC). Zwar drucken elektronische Kassen die steuerlichen Formvorgaben in der Regel automatisch auf den Kassenbon. Doch viele Unternehmen und Privatleute verwenden weiterhin auch handschriftliche Belege – mit oder ohne Quittungsblock. Dabei müssen die formalen Vorgaben genau eingehalten werden. „Fehlerhafte Angaben auf Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug“, warnt Axel Uhrmacher, Vize-Präsident des BVBC. „Schnell streichen Finanzbeamte den Erstattungsanspruch und machen Nachforderungen geltend.“ Bei einer Quittung über 150 Euro brutto beträgt der Vorsteuerabzug bei 19 % Umsatzsteuer immerhin rund 24 Euro. Werden Fehler zur Methode, kommen schnell hohe Summen zusammen.

Umsatzsteuer-Angabe auf Quittungen streichen

Das Risiko besteht nicht allein in fehlenden Angaben. Verhängnisvoll sind auch falsche Angaben zum Steuerbetrag. Privatleute, Kleinunternehmer oder Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen wie etwa Ärzte dürfen auf Quittungen keinesfalls den Steuersatz angeben. „Wer unberechtigt Steuern ausweist, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer“, betont Uhrmacher. Schließlich ermöglicht der Aussteller damit dem Empfänger der Quittung den Vorsteuerabzug und gefährdet damit das Steueraufkommen. Um kein Risiko einzugehen, sollte auf Formularen der Zusatz „inkl. 19 % MwSt.“ oder „inkl. 7 % MwSt.“ von vorneherein gestrichen werden. So können sich Aussteller im Falle der Steuerbefreiung vor bösen Überraschungen schützen.

Quelle: Bundesverband d. Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC)

Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2015; 37 (4) Seite 52